برداشت کلی ما از آن گزارش این است:
«(برای طراحی) درک ویژگی‌های منحصربه‌فرد هر کسب وکار کافی نیست. علاوه بر آن، باید تاثیرات فرهنگی را نیز درک کنیم؛ اینکه آنها که هستند و کجا کار می‌کنند. همچنین باید چالش‌ها و فرصت‌های هر منطقه را بشناسیم. یک استراتژی موفق به دو چیز بستگی دارد: فضاها و راهبردهای انعطاف‌پذیر که با ویژگی‌های فرهنگی، سبک‌های کاری و نیازهای هر منطقه سازگار باشند.»
اما ما در عصری زندگی می‌کنیم که به سرعت در حال تغییر است. من که به واسطه شغلم باید به اقصی نقاط جهان سفر کنم، این تغییرات را با چشم خودم دیده‌ام. با مشتریانی از سراسر جهان برخورد داشته و برداشت‌ها، اقدامات و تفاوت‌های فرهنگی مختلف را از نزدیک دیده‌ام. طی دو سال گذشته، ما با شرکت‌های زیادی تعامل داشتیم و سعی کردیم محیط‌های کارشان را طوری طراحی کنیم که بیشترین کارآمدی را داشته باشند. همزمان، شاهد پیدایش چالش‌ها و فرصت‌های جدید بوده‌ایم. این تحولات آنقدر چشمگیر بوده که تصمیم گرفتیم دوباره سری به این شرکت‌ها بزنیم و ببینیم در سال ۲۰۱۸، نیازهای مرتبط با محیط کارشان را چطور مدیریت می‌کنند.
چالش‌ها
املاک شرکتی یعنی تمام املاک و مستغلاتی که توسط یک سازمان خریداری یا اجاره شده، برای اهداف عملیاتی. مدیران املاک شرکتی که به دنبال طراحی محیط کار بین‌المللی هستند با طیف وسیعی از مشکلات مواجهند، از جمله:
- جذب و حفظ بهترین و باهوش ترین افراد.
- تغییر باورهای قدیمی کارکنان در رابطه با حق استفاده از فضاها.
- غلبه بر مقاومت در برابر تغییر.
- نیاز به سرعت بیشتر در طراحی و تحویل محیط کاری که پاسخگوی نیازهای متغیر کارکنان و سازمان‌ها باشد.
- پیدایش مفاهیمی مثل «فضای کار مشترک» و «دورکاری» که باید بخشی از استراتژی طراحی محیط کار باشند و حق انتخابی برای کارکنان.
- افزایش بهره‌برداری و استفاده بهینه کارکنان از فضا و کاهش هزینه اشغال فضا.
- مطابقت با قوانین و مقررات جدید.
- ایجاد شرایط لازم برای افزایش امنیت فیزیکی و آنلاین.
- نا آرامی‌های ژئوپلتیک و جنگ‌های تجاری.
- آسیب‌پذیری‌های امنیتی جدید به دلیل پیدایش اپلیکیشن‌ها و سایر تکنولوژی‌های ارتباطی.
اما با وجود تفاوت‌هایی که میان نقاط مختلف جهان وجود دارد، کشورها در بسیاری از موارد به اتفاق نظر رسیده‌اند، از جمله:
- دادن حق انتخاب به کارمند که چطور و از کجا کار کند.
- افزایش سلامت و تندرستی کارکنان.
- طراحی فضاها و اجتماعاتی برای ترویج یک سبک زندگی متشکل از کار، یادگیری، سرگرمی و پویایی.
- ایجاد فضاهای زنده و تشویق کارکنان به مشارکت.
- تقویت روحیه اجتماعی.
- به‌کارگیری روش‌های مبتنی بر تکنولوژی و داده محور.
- طراحی تلفیقی (fusion): محیط کاری متشکل از ویژگی‌ها و عناصر صنعت خرده‌فروشی، هتل‌داری و محیط‌های مسکونی.
راهبردها در مقابل استانداردها
ما در گزارش سال ۲۰۱۶ گفتیم که بسیاری از شرکت‌ها از استانداردهای طراحی دست برداشته و به راهبردها روی آورده‌اند. این تغییر رویه گرچه چندان محسوس نیست اما حرکت مهمی است که تاثیر بسزایی بر طراحی محیط کار دارد.
در گذشته، استانداردهای جهانی طراحی بیشتر روی «سرعت گسترش و سهولت مدیریت» تمرکز می‌کردند اما قوانین سخت‌گیرانه و برنامه‌های استانداردسازی شده در بسیاری از مناطق با شکست مواجه شدند. تلاش برای همسان‌سازی در مناطق مختلف، چالش‌هایی پدید آورده است. قوانین و روش‌های ساخت و ساز در مناطق مختلف جهان با هم فرق دارند. ترجیحات فردی و شیوه بخش‌بندی فضا نیز از یک منطقه تا منطقه‌ای دیگر متفاوت است. حتی مفهوم رنگ‌ها نیز می‌تواند در نقاط مختلف جهان، متفاوت باشد.
اما راهبردها معمولا انعطاف‌پذیرند. آنها مسیر را به ما نشان می‌دهند تا فضاها را با توجه به متغیرهایی مثل هنجارهای فرهنگی، میزان دسترسی به تجهیزات متحرک و تکنولوژی طراحی کنیم. به همین علت است که بسیاری از شرکت‌ها حالا به راهبردها روی آورده‌اند تا تجربه کاری و فرهنگی افراد در یک راستا قرار بگیرند. این راهبردها تمامی عوامل فرهنگی و قانونی و سبک و سیاق زندگی مردم هر منطقه را دربر دارند. یک طراح فقط در صورتی موفق است که تمامی این عوامل را در نظر بگیرد.
ساختار فرهنگی و سازمانی
هر شرکتی دارای یک ساختار سازمانی است: سلسله مراتبی، ویژه‌سالاری یا بازار محور. اما کشورها و مناطق نیز دارای ساختار هستند. در بعضی از کشورها، فرهنگ سلسله مراتبی حاکم است و این فرهنگ در محیط کار نیز به وضوح دیده می‌شود. مثلا در هند، خاورمیانه و آفریقای جنوبی، نظام طبقاتی روی آرایش سازمانی و اهداف شرکت‌ها تاثیر دارد، حتی روی روش‌های جدید کار کردن. در بسیاری از نقاط جهان، جنسیت نیز یک عامل تاثیرگذار در نحوه طراحی محیط کار است. شرکت‌هایی که به دنبال ایجاد یک ساختار سازمانی مسطح هستند، باید هنگام طراحی محیط کار، این عوامل را در نظر داشته باشند و بدانند که نظام سلسله مراتبی هنوز در بسیاری از جوامع، رایج است. در بسیاری از نقاط نیز فرهنگ «ویژه سالاری» شکل گرفته که از نشانه‌های پیدایش «اقتصاد گیگی» است. در آسیا، بسیاری از کشورها در حال ترویج فرهنگ کارآفرینی هستند تا رشد کند اقتصادی در سایر صنایع مثل تولید را جبران کنند. روحیه کارآفرینی در شرق باعث رشد سریع استارت‌آپ‌ها شده که باید خدمات و محصولات خود را به سرعت گسترش دهند. گرایش آنها به دسترسی آسان به فضاهای انعطاف‌پذیر، باعث گسترش استفاده از فضاهای کار مشترک و دفترهای کاملا مجهز شده است.
افزایش قابلیت جابه‌جایی (mobility) باعث شده از شرکت‌های سنتی که دارای وجود خارجی هستند، فراتر رویم و به سوی یکجامعه «مبتنی بر تجربه» حرکت کنیم و این، اهمیت فضا را دو چندان کرده. رواج گرایشاتی مثل «کار مبتنی بر فعالیت» در کشورهایی مثل هلند و استرالیا، باعث پیدایش یک مدل جدید شده که سایر کشورها کمابیش از آن استقبال کرده‌اند. به دلیل اعتقاد جامعه استرالیا به برابری، این گرایشات از یک دهه پیش در این کشور رواج یافته‌اند. شرکت‌های آمریکایی نیز در حال عبور از ساختار سلسله مراتبی و روی آوردن به کار مبتنی بر فعالیت هستند. اینکه شما کدام روش جدید را بپذیرید، تا حد زیادی به ساختار فرهنگی و سازمانی شما بستگی دارد.
ویژگی‌های منطقه‌ای
امکان دورکاری در مناطق مختلف یکسان نیست. در شرکت‌هایی که در شهرهای کم‌ترافیک و کم‌تردد قرار دارند، در مقایسه با شهرهای پرترافیک، نیاز به دورکاری کمتر است.
در آسیا، که افراد در واحدهای مسکونی کوچک‌تر و چند نسلی زندگی می‌کنند، تا همین چند وقت اخیر امکان دورکاری وجود نداشت تا اینکه استفاده از فضای کار مشترک پدید آمد. به همین دلیل، نیاز به محیط کار انعطاف‌پذیر در آسیا به شدت افزایش یافته است. از آنجا که بسیاری از جوانان نسل هزاره در آمریکا با والدینشان زندگی می‌کنند، کار از خانه کمی برایشان مشکل است. این افراد ترجیح می‌دهند خارج از خانه (در یک دفتر یا حتی کافه) کار کنند. سبک و ترجیحات فردی نیز در مناطق مختلف، متفاوت است. اگر می‌خواهیم محیطی فراهم کنیم که افراد در آن احساس راحتی کنند، باید استانداردهای انتخاب رنگ و جنس، تخصیص فضا، میزان حریم خصوصی و فضای شخصی را نیز در نظر بگیریم. داشتن یک فضای شخصی کوچک، ممکن است در یک منطقه یک مزیت باشد اما در یک منطقه دیگر، نتیجه معکوس دهد.
عوامل جمعیتی
همزمان که شمار کارکنان در کشورهای صنعتی کاهش می‌یابد، جایگزین کردن محیط کار فعلی با محیط‌های جدید یک چالش بزرگ است. آسیا نیز با مشکل سالخوردگی جمعیت روبه‌روست. رشد جمعیت، بیشتر در کشورهای در حال توسعه رخ می‌دهد که عموما امنیت شغلی ندارند. چون آمار مرگ بیشتر از تولد است، مهاجرت می‌تواند کمبود نیروی کار را جبران کند اما چالش‌هایی در این راستا وجود دارد. محیط‌هایی که کمتر روی نظام سلسله مراتبی و بیشتر روی عملکرد تمرکز دارند، درک و دیدگاه کارکنان نسبت به پاداش و جایگاه را تغییر می‌دهند و این بر نحوه کار کردن و تعامل آنها با یکدیگر تاثیر می‌گذارد. افراد میانسال (نسل X) و سالخورده (Baby Boomers) بیشتر از هر نسلی از انعطاف‌پذیری استقبال می‌کنند. آنها مشغله‌های زیادی دارند، پدر و مادر پیر، فرزندان و درگیری‌های خانوادگی. آنها می‌دانند که مجبورند دیرتر از موعد بازنشسته شوند. آنها «بازنشستگی نرم» یا تدریجی را ترجیح می‌دهند.
وضعیت بازار مسکن
در کشورهایی که مدت قرارداد ملک کوتاه است (مثلا در آسیا که سه سال است)، راه‌اندازی و آماده‌سازی محیط کار «موقتی و گذرا» تلقی می‌شود. در سایر کشورها (مثل آمریکا)، طراحی و آماده‌سازی جامع‌تر است (از سقف تا کف ساختمان). هر چه مدت قرارداد کوتاه‌تر باشد، گرایش افراد به رویکرد «آزمایش و تجربه» بیشتر می‌شود. آنها با خودشان می‌گویند: «اگر جواب نداد، اشکالی ندارد. چند سال بعد، یک طراحی دیگر را امتحان می‌کنیم.» این رویکرد باعث نوآوری‌هایی در آسیا شده است. اما وقتی مدت قرارداد طولانی است، چون فضا قرار است برای مدت طولانی‌تری اشغال باشد، طراحان سعی می‌کنند «کارشان را درست انجام دهند.»
قانون‌گذاری
در اروپا، گرایش به حمایت از کارکنان وجود دارد. به‌علاوه، تکنولوژی باعث از بین رفتن مرز میان کار و زندگی شده است و سلامت کارکنان را به مخاطره انداخته. این دو عامل، باعث تصویب قوانین جدید در بعضی از کشورهای اروپایی شده است. در کشورهایی مثل آلمان و فرانسه و شرکت‌هایی مثل فولکس، بی‌ام دبلیو و پوما، قوانینی وضع شده تا از ارسال ایمیل و سایر اطلاعات کاری به کارکنان، در اوقات فراغت و خارج از ساعات کاری جلوگیری شود.
سلامت روانی نیز یکی از چالش‌های حل نشده است. یکی از مهم ترین عوامل تاثیرگذار بر سلامت روان، استرس است که به روایت سازمان جهانی بهداشت، «اپیدمی قرن بیست و یکم است.» بسیاری از کشورها نیز قوانینی وضع کرده‌اند که طبق آنها، کارکنان باید از نور طبیعی و فضای کافی برخوردار باشند.
تاثیر تکنولوژی
چیزی نمانده تا چین، عنوان «رهبر هوش مصنوعی» را از آن خود کند. کره جنوبی نیز مبالغ هنگفتی را در زمینه روباتیکسرمایه‌گذاری کرده است. پیدایش «اینترنت اشیا» در حال تغییر دادن گفتمان‌های طراحی محیط کار است. نرم افزارهای مدیریت تاسیسات در حال تکاملند و تمرکزشان بر تاثیر نحوه جمع آوری و استفاده از داده‌ها بر فضا، تجهیزات و تجربه کاربر است. بعضی از سازمان‌ها در حال خودکارسازی سیستم‌های ساختمانی هستند تا کنترل و آسایش کاربران را افزایش دهند. تحقیقات سال ۲۰۱۸ موسسه «PWC» نشان می‌دهد که ۳۸ درصد کارکنان آمریکایی ممکن است به دلیل خودکارسازی کار خود را از دست دهند. این رقم در ژاپن ۲۱ درصد است. هر جا نوآوری بیشتر باشد، امکان پیدایش شغل‌های جدید بیشتر است. و طبق گزارش بلومبرگ، کشورهایی مثل کره جنوبی، سوئد و سنگاپور جزو نوآورترین کشورهای جهانند. آمریکا دیگر جزو ۱۰ کشور برتر نیست. گرایش به نوآوری، نحوه طراحی محیط کار را تغییر داده است. مفهوم «محیط کار چابک» در صنعت تکنولوژی رواج یافته که به معنای یک محیط «چند کاربردی» و «مبتنی بر پروژه» است که در آن تیم‌ها در مجاورت هم کار و با هم تعامل می‌کنند. برای آنکه همه بتوانند کنار هم کار کنند، محیط باید ساده و تنوع فضاها کم باشد.
فرصت‌ها و چالش‌ها در اقصی نقاط جهان
در آمریکای شمالی، همزمان با کاهش نرخ بیکاری و جنگ بر سر استعدادها، در محیط کار بیش از هر چیزی روی تجربه و تندرستی کارکنان تمرکز می‌شود. بیشترین نوآوری‌ها در محیط کار در تورنتوی کانادا اتفاق می‌افتد. از آنجا که در این منطقه، فرهنگ برابری حاکم است، تمایل آنها به کار مبتنی بر فعالیت بیشتر است.
در اروپا، ساختمان‌های هوشمند پا به عرصه وجود گذاشته‌اند. حقوق کارکنان و سلامت آنان، موضوع داغ روز است. طی المپیکسال ۲۰۱۲، مقامات لندن، کارکنان شرکت‌های مرکز شهر را به کار از خانه تشویق کردند تا ترافیک و ازدحام کاهش یابد. آنها ترتیبی دادند تا کارکنان، دورکاری را تمرین کنند. این تجربه موفقیت آمیز باعث شد مردم آگاه شوند و بدانند که امکان کار کردن از راه دور وجود دارد. در خاور میانه، برخی کشورهای در حال توسعه از تکنولوژی‌های ساختمان‌های هوشمند برای کنترل انرژی و مدیریت مشکلات آب و هوایی استفاده می‌کنند. در آسیا، گرایش به محیط اداری انعطاف‌پذیر در مقایسه با سایر نقاط جهان با سرعت بیشتری افزایش می‌یابد، به دلیل کوتاه بودن مدت قرارداد اجاره و هزینه بالای ملک. جنبش پایداری نیز به سرعت در حال گسترش است و پیدایش ساختمان‌های سبز، پروژه‌ها و جوامع را سخت تحت تاثیر قرار داده است. سنگاپور و هنگ کنگ دو شهر مدرن منطقه هستند. این شهرها به دلیل هجوم شرکت‌ها و کارکنان بین‌المللی، از ایده‌های جهانی و به روز در رابطه با طراحی محیط کار استقبال می‌کنند.
آفریقا هنوز با محدودیت زیرساخت‌ها دست و پنجه نرم می‌کند. بعضی از جاده‌ها هنوز آسفالت نشده اما مردمانش موبایل به دست دارند. بسیاری از شرکت‌های بزرگ وارد بازار شده و فضاهایی کاملا مدرن را در دل یک ساختار کاملا قدیمی پدید آورده‌اند.
در مسیر آینده
این روزها شرکت‌ها در حال آزمون و خطا و امتحان مفاهیم جدید هستند تا خود را برای آینده آماده کنند. در این میان، آنها معمولا به سایر شرکت‌ها نگاه می‌کنند تا ببینند بقیه چه اقداماتی کرده‌اند. توصیه ما به شما این است که تا می‌توانید آزمون و خطا کنید. بسیاری از ایده‌ها قبلا توسط شرکت‌ها امتحان شده‌اند و درس‌های بسیاری می‌توانیم از تجربیات آنها بگیریم. اما اگر می‌خواهید از رقبا متمایز شوید، به یاد داشته باشید که اگر یک رویکرد در یک سازمان یا منطقه موثر واقع شده، لزوما برای شما مناسب نیست. درک ویژگی‌های سازمانی و منطقه‌ای، مهم‌ترین عامل در تعیین یک استراتژی مناسب برای طراحی محیط کار است.